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ASISTENTE DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA | TECNOLOGÍA | PANAMÁ (COSTA DEL ESTE)
Panama City, Panama
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Ofertas de empleo ASISTENTE DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA | TECNOLOGÍA | PANAMÁ (COSTA DEL ESTE)
Acerca del puesto ASISTENTE DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA | TECNOLOGÍA | PANAMÁ (COSTA DEL ESTE)
Compañía líder en soluciones tecnológicas con operación regional busca un/a Asistente de Dirección Administrativa para orquestar agendas ejecutivas, viajes y reportes operativos con alta precisión. Rol clave para asegurar continuidad operativa, tiempos de respuesta (SLA) y calidad documental en un entorno ágil y de alto estándar.
DESCRIPCIÓN GENERAL
Serás el punto de conexión entre Dirección Administrativa, equipo técnico y clientes internos/externos. Coordinarás logística de viajes (vuelos/hoteles), agenda ejecutiva y comités, bandeja de correo y reportes de avance del área técnica, garantizando información clara, oportuna y accionable. Ambiente 100 % presencial en Costa del Este.
FORMACIÓN ACADÉMICA
Técnico/a o profesional en Administración, Gestión Administrativa, Comunicación Ejecutiva Bilingüe o afines.
Conocimientos de Excel y Power BI son importantes (tablas dinámicas, filtros, fórmulas; nociones para tableros).
Manejo de PowerPoint para presentaciones.
Herramientas de organización: Outlook, To Do, Google/Teams Calendar (u otros).
EXPERIENCIA & CONOCIMIENTOS
1 año como asistente administrativo/gerencia o soporte a áreas técnicas.
Experiencia en coordinación de viajes (tiquetes, hoteles, viáticos) y control documental.
Gestión de correo corporativo y seguimiento a pendientes (SLA, escalamiento).
Apoyo en reportes administrativos y consolidación de información (gastos, actividades técnicas).
Deseable: uso de ERP/CRM o sistemas de planificación; nociones de políticas de RR. HH. (ausencias, vacaciones).
Inglés intermedio (correo/llamadas básicas con proveedores y clientes).
RESPONSABILIDADES CLAVE
Planificar y asegurar la logística de viajes del personal técnico (rutas, cambios, soportes).
Administrar agenda ejecutiva: reuniones, minutas, recordatorios y preparación de insumos.
Monitorear entregables del equipo técnico (informes, OT, checklists) y consolidar avances.
Atender comunicaciones internas/externas en español e inglés, cuidando tono y tiempos de respuesta.
Estandarizar plantillas y reportes ejecutivos (presentaciones, resúmenes semanales).
Controlar gastos y legalizaciones de caja menor del equipo técnico.
FUNCIONES PRINCIPALES
Gestión diaria de bandeja de entrada (priorización, flags, seguimiento).
Elaboración y envío de cotizaciones/ofertas sencillas bajo lineamientos.
Registro y control de novedades de personal técnico (ausencias, incapacidades, vacaciones).
Apoyo a procesos logísticos y administrativos (compras menores, pasantías, inducciones).
Curaduría documental (nomenclaturas, versiones, respaldos en nube).
Preparación de presentaciones ejecutivas y reportes para comités.
COMPETENCIAS BLANDAS
Organización y detalle: ordena múltiples frentes sin perder calidad ni plazos.
Comunicación efectiva (ES/EN): mensajes claros, cortesía ejecutiva, registro de acuerdos.
Proactividad y autonomía: anticipa cambios (itinerarios, salas, insumos); propone mejoras simples.
Orientación al servicio: gestiona necesidades del equipo técnico con criterio y empatía.
Adaptabilidad: responde a reprogramaciones y prioridades dinámicas.
OPORTUNIDAD & BENEFICIOS
Entorno dinámico y colaborativo con proyección regional.
Participación en proyectos de alto estándar y mejora continua.
Contrato a término indefinido.
Modalidad: 100 % presencial | Ubicación: Costa del Este (Ciudad de Panamá).
Horario: lunes a viernes 8:00 a. m. 5:00 p. m.; sábados medio día.
Paquete competitivo acorde a experiencia.
LLAMADO A LA ACCIÓN
¿Listo/a para darle ritmo y precisión a la operación administrativa? Postula tu HV destacando proyectos donde hayas gestionado viajes, agendas ejecutivas, reportes y mejoras en SLA de respuesta.
¿Tu HV está preparado para esta vacante Asistente de Dirección Administrativa?
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Para esta vacante, asegúrate de evidenciar:
Coordinación de viajes (cambios, soportes, reducción de costos o tiempos).
Agenda ejecutiva (minutas, seguimiento, reprogramaciones).
Reportes en Excel/Power BI y presentaciones ejecutivas en PowerPoint.
SLA de correo y gestión de prioridades (métricas básicas).
Control documental y de gastos (legalizaciones/caja menor).
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