Front Desk und Office Manager (w/m/d)

Stellen Sie sich vor, Sie sind das Herzstück eines florierenden Büros, in dem Ihr Organisationstalent und Ihre herzliche Art täglich den Grundstein für gemeinsamen Erfolg legen. Bei Trimble spielen Sie eine entscheidende Rolle dabei, ein nahtloses, professionelles Umfeld zu schaffen, in dem Innovationen gedeihen und jeder Gast sich vom ersten Moment an willkommen fühlt.

Was diese Rolle so besonders macht: In dieser Position sind Sie weit mehr als eine administrative Unterstützung; Sie haben die einzigartige Chance, alles zu koordinieren – von der Gebäudeverwaltung bis hin zur kreativen Planung von Team Events und Catering, um unser Ulmer Büro zu einem funktionalen und inspirierenden Arbeitsort zu machen.

Ihre Hauptaufgaben:

• Sicherstellung eines professionellen Empfangs und der Organisation von Besucherabläufen, Parkplätzen sowie der Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost und Paketen.
• Koordination der Büroorganisation, inklusive Bestandsverwaltung von Küchen- und Lagermaterialien, Beschaffung von Verbrauchsmaterialien, sowie die Betreuung von Meetingräumen und dem Gebäudeschließsystem.
• Warenannahme, das Einbuchen von Wareneingängen im ERP-System und die Bearbeitung zentraler E-Mail-Postfächer.
• Planung, Durchführung und Koordination aller Belange der Arbeitssicherheit wie z.B. Gefährdungsbeurteilungen und relevanter Schulungen für Mitarbeiter
• Organisation des Catering für das Büro Ulm (Mittagessen) sowie Unterstützung bei internen Meetings, Kundenbesuchen und sonstigen Veranstaltungen

Grundlegende Qualifikationen & Erfahrung:

• Fundierte Erfahrung im Office Management, am Empfang oder in einer vergleichbaren administrativen Koordinationsrolle.
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit der Fähigkeit, vielfältige Prioritäten von der Gebäudewartung bis zur Bestandskontrolle sicher zu jonglieren.
• Kenntnisse in den Vorschriften zum Arbeitsschutz und zur Arbeitssicherheit oder die Bereitschaft, Verantwortung für Sicherheitsinitiativen zu übernehmen.
• Sicherer Umgang mit administrativen Tools und Systemen, wie ERP-Software und zentraler E-Mail-Verwaltung.
• Herausragende zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einer serviceorientierten Denkweise und einem professionellen Auftreten.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse zur Unterstützung unseres vielfältigen Teams und internationaler Besucher.
• Erfahrung in der Steuerung von Lieferantenbeziehungen und externen Dienstleistern.

Standort: Ulm, Deutschland, 5 Tage/Woche im Büro

Empfang, Office Management, Facility Management, Administrative Unterstützung, Arbeitssicherheit, Besuchermanagement, ERP-Systeme, Catering-Koordination, Ulm, Deutschland

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